Svar på vanliga frågor

Hur får vi en bokningsportal på web-book.se?

Alla Web-BOOKs kunder får en egen bokningssida t.ex:

web-book.se/salongsaxen

Det enda ni behöver göra är att lägga en bokningslänk till denna på er hemsida.

Fördelen med en webbaserad lösning på web-book.se är att ni inte behöver tänka på någon krånglig installation. Det bidrar till bättre service, lättare underhåll och möjlighet till frekventa, centraliserade uppgraderingar med nya funktioner. Det går även att integrera web-book på er hemsida med viss installation. 

Denna bokningsportal är den samma för både er som verksamhetsutövare och era kunder. Har ni hunnit kolla på demosidan än? Det ger en bra första inblick i hur en bokningssida på Web-BOOK ser ut. 

För att skapa en gratis demosida och se hur hela administrationen fungerar gå till Beställ. Ni får sedan tillgång till ett administratörskonto för att kunna logga in och hantera er sida.

Vad behöver vi göra innan kunderna kan börja boka?

När vi väl är inloggade på er bokningssida måste ni lägga till era produkter (behandlingar), och era bokningsbara resurser (oftast en anställd eller anläggning, nedan kallad ”anställd”) för att kunderna ska ha något att boka. Sedan måste de kommande veckorna schemaläggas. En steg-för-steg-guide finns när ni väl är inloggade.

Kan olika anställda utföra olika produkter

Det går att för varje anställd ställa in vilka behandlingar som denne kan utföra.

Hur smidig är schemaläggningen?

Jo, kunderna älskar den. För varje vecka finns ett schema med individuella tider för varje vecka och anställd. Det går utmärkt att kopiera arbetstider mellan veckor och anställda, vilket gör att schemaläggningen går oerhört smidigt. På varje dag går det att ha en valfri lunchpaus.

Hur bokar man in en tid hos oss?

För att göra det extra enkelt att boka finns det en hjälpande bokningsguide som stegar igenom de olika valen för att genomföra en bokning. Användaren väljer först produkt och anställd. Sedan ser användaren schemavyn där det enkelt går att se vilka tider som finns lediga för olika anställda. Det går att välja antingen en veckovy eller dagsvy. I veckovyn visas exempelvis då alla vecka 37s dagar (mån-sön) för en enskild anställd medan dagsvyn visar hur en speciell dag ser ut för alla anställda. Fördelen med detta system är att det går snabbt att få en överblick över hur veckan ser ut om man vill välja en speciell anställd, men det går också att se alla anställda parallellt en specifik dag.

Att hitta en ledig tid i schemat är sedan superenkelt. Alla tider som kan bokas är markerade som svartstreckade rutor som det går att klicka i. Det går sedan att dra omkring sin bokning tills dess man blir nöjd. Det går också att lägga till en kommentar till varje bokning, både för kund och er som admin. Sedan är det bara att trycka på BOKA.

Hur bokar vi som admin en tid manuellt?

Bokningsguiden fungerar på ett liknande sätt för er som administratörer. I adminläget visas information om alla bokingar, som kommentarer och kontaktuppgifter till kunderna som kommer.

Förhoppningsvis kommer den stora merparten av era kunder att vilja boka er på nätet. Men när en kund ringer och ni ska boka in denne, går det enkelt att göra från schemavyn. Ni ser då precis som kunden hur veckan ser ut och vilka lediga tider som finns. Det enda som skiljer sig när ni ska göra en bokning är att ni även måste välja en kund. Det går både att lägga till en ny kundrefens (det räcker med ett namn, men går även att lägga till telefon och epost), samt att välja en befintlig kund genom att söka i kundregistret.

Vad mer går att göra i adminläget?

Som anställd går det att manuellt ändra varaktighet på en bokning. Exempelvis kan en bröllopsfrisyr kan vara svår att exakt avgöra en fast tid på. Då kan det vara bra att enkelt kunna ställa in en annan tid. Kunder å andra sidan kan enbart boka standardvaraktigheten.

Som admin går det utmärkt att boka utanför de normala arbetstiderna.

Hur många anställda kan vi ha?

Beroende på antalet bokningsbara resurser väljs aktuell prisplan för er prenumeration. Med Paket Max finns det finns ingen övre gräns. Generellt kopplas ett adminkonto till varje bokningsbar resurs (anställd). Det går även att ha administratörer som kan hantera systemet utan att kunna bokas, t.ex. en ägare eller manager.

Kan vi använda bokningssystemet utan att låta kunderna boka?

Det finns en inställning för att endast använda er bokningssida som admin. Kunder kommer då inte att kunna boka.

Hur kan vi få koll med Statistik?

För att göra det enklare att analysera trender och får en snabb överblick över verksamheten finns i Web-BOOK ett flertal grafer. Datan hämtas i realtid och presenteras i snygga interaktiva diagram. Det går till exempel att se hur fördelningen ser ut mellan olika produkter. Det går att för varje anställd att jämföra vecka för vecka hur många tider som bokats, hur många timmar som bokats och vilken inkomst det beräknas generera.

Det finns även en speciell vy för att visa beläggning och hur upptagna olika anställda är olika veckor.

Vad är Eventcenter?

Alla centrala händelser i systemet loggas för att ni som admin enkelt ska kunna hålla kolla på vad som händer i systemet. I Eventcentret ser ni vad som hänt i systemet, vad som ändrats och vilka nya bokningar som lagts till. 

Hur kan vi ytterligare anpassa vår bokningssida?

I systemet finns det stor möjlighet att anpassa hur era bokningar kommer att kunna ske. För de flesta räcker det med standardinställningarna. Det går bland annat att välja att minimera bokningsluckor i schemavyn, så att kunder inte kan boka så att en lucka på mindre än t.ex. 15 minuter skapas. Det går ställa in hur långt innan kunder kan boka samt avboka, etc. 

Hur fungerar Mail- och SMS-påminnelser?

Alla användare kan välja vilka typer av utskick som görs till dennes mail. Som admin kan ni dagligen få mail med en påminnelse om dagens bokningar. Det går även att välja att bli aviserad direkt när en kund bokar, avbokar, skapar ett konto, etc. Eller när en kollega gör ändringar i schemat, m.fl. 

Som kund går det även att välja om man vill ha mail- och/eller SMS-påminnelser för sina bokningar. 

Hur fungerar Mail- och SMS-utskick?

Ni kan från systemet enkelt online skicka SMS och mail till era kunder, med aktuella erbjudanden, kampanjer, etc.

Vad kostar SMS-tjänsten?

Ni kan som aktiv kund i Web-BOOK (ej under demoperiod) välja att aktivera den kostnadsfria tilläggstjänsten SMS. Med denna kan era kunder välja om de vill ha SMS-aviseringar för sina bokningar. Varje SMS kostar 99 öre. 

Vad är Kundens sida?

Under kundens inlogg finns kundens ”Min Sida”. Under denna kan kunden se alla sina bokningar och även göra avbokningar upp till 12h innan (eller den tid ni väljer). Det går också för kunden att se och ändra sina uppgifter och avsluta sitt konto.

För er som admin ger kundens sida en snabb överblick över varje kund och ni kan enkelt se alla dennes bokningar. 

Kan vi få våra bokningar som Kalender?

Som admin har ni tillgång till kalenderadresser för varje bokningsbar resurs, som kan nås från till exempel din iPhone eller genom Google Calendar. Det går att ansluta med valfri kalenderhanterare.

Kan vi begränsa administratörsrättigheter för olika anställda?

Möjligheter finns också att begränsa vad varje anställd (admin) kan göra när denne är inloggad i systemet. Det finns ett tiotal olika rättigheter som kan ställas in individuellt för varje adminkonto. På så sätt kan bokningssidans ägare begränsa att t.ex. dennes anställda inte kan ändra bokningssidans inställningar, produkternas priser, se statistisk eller beläggning, se information om prenumeration, schemalägga tider, osv. 

Fungerar Web-BOOK i min mobil?

Web-BOOK är byggt med responsiv webdesign, vilket betyder att er bokningssida kommer att se lika bra ut på en iPhone eller platta som på en fullstor skärm. Web-BOOK fungerar utmärkt i alla moderna webbläsare, samt Internet Explorer 8. 

Hur hanterar vi våra data?

I dessa har ni tillgång till en kraftfull datatabellhanterare för bokningar och kundregister. Det går smidigt att ändra i, lägga till eller ta bort olika poster. I alla tabeller går det att filtrera och sortera mm., och även välja vilka kolumner som ska visas. Det går även att skriva ut, eller exportera data till Excel.